Thủ tục và các mẫu văn bản mua hóa đơn

Cập nhật: 17/09/2009

THỦ TỤC MUA HOÁ ĐƠN

1- Thủ tục mua hóa đơn lần đầu:

a- Đối với tổ chức kinh doanh: tổ chức kinh doanh mua hoá đơn lần đầu phải nộp các giấy tờ sau:
- Đơn xin mua hoá đơn (theo mẫu số 01 đính kèm).
- Giấy giới thiệu của tổ chức kinh doanh do người đại diện có thẩm quyền ký giới thiệu người đến cơ quan thuế liên hệ mua hoá đơn. Trên giấy giới thiệu phải ghi rõ họ tên, chức vụ, số chứng minh thư nhân dân của người được giới thiệu đến liên hệ mua hoá đơn.
- Giấy Chứng nhận đăng ký thuế bản photocopy có xác nhận sao y bản chính của tổ chức kinh doanh.
Khi đến mua hoá đơn, người đứng tên trên giấy giới thiệu phải xuất trình chứng minh thư nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật) với cơ quan thuế.

b- Đối với hộ kinh doanh: hộ kinh doanh nộp thuế theo kê khai mua hoá đơn lần đầu phải nộp các giấy tờ sau:
- Đơn xin mua hoá đơn (theo mẫu số 02 đính kèm).
- Giấy Chứng nhận đăng ký thuế bản photocopy. Khi đến cơ quan thuế nộp hồ sơ xin mua hoá đơn phải mang theo bản chính Giấy Chứng nhận đăng ký thuế để cơ quan thuế kiểm tra đối chiếu tính xác thực của bản photocopy. Nếu là bản photocopy có công chứng thì không phải mang theo bản chính.
- Trường hợp chủ hộ kinh doanh uỷ quyền cho người khác thì phải viết giấy uỷ quyền theo quy định của pháp luật và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự uỷ quyền. Giấy uỷ quyền phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, số chứng minh thư nhân dân của người được uỷ quyền.
Khi đến liên hệ với cơ quan thuế, chủ hộ kinh doanh hoặc người được uỷ quyền phải xuất trình kèm theo chứng minh thư nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật).

c- Hồ sơ mua hoá đơn lần đầu của tổ chức kinh doanh hoặc hộ kinh doanh nộp tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
Khi có sự thay đổi địa điểm giao dịch, địa điểm kinh doanh; trong vòng 10 ngày (ngày làm việc) cơ sở kinh doanh phải gửi thông báo thay đổi địa điểm cho cơ quan thuế biết.
- Đối với tổ chức, cá nhân mới thành lập đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế và sổ mua hoá đơn, khi đến mua hoá đơn tại Phòng Quản lý ấn chỉ hoặc tổ ấn chỉ thuộc cơ quan thuế trực tiếp quản lý; nếu đủ hồ sơ theo quy định thì cơ quan thuế phải làm thủ tục bán hoá đơn ngay trong ngày.
- Đối với tổ chức, cá nhân mới thành lập đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế nhưng chưa được cấp sổ mua hoá đơn thì cơ quan thuế viết giấy hẹn (theo mẫu số 03 kèm theo) giao cho cơ sở kinh doanh hẹn ngày giải quyết bán hoá đơn, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể cơ quan thuế quyết định thời gian hẹn, nhưng tối đa không quá 5 ngày (ngày làm việc) kể từ ngày nhận hồ sơ; cơ quan thuế phải có trách nhiệm kiểm tra về sự tồn tại thực tế của tổ chức, cá nhân Trường hợp không đủ điều kiện được mua hoá đơn, cơ quan thuế phải thông báo cho cơ sở kinh doanh biết lý do.

Số lượng hoá đơn bán cho tổ chức, hộ kinh doanh được mua lần đầu không quá 2 quyển.

2- Thủ tục mua hóa đơn các lần tiếp theo:

a- Tổ chức, hộ kinh doanh mua hoá đơn lần tiếp theo nộp cho cơ quan thuế các giấy tờ sau:

- Đối với tổ chức kinh doanh: Giấy giới thiệu của tổ chức kinh doanh do người đại diện có thẩm quyền ký, trên giấy giới thiệu phải ghi rõ họ tên, chức vụ, số chứng minh thư nhân dân của người được tổ chức kinh doanh cử đi mua hoá đơn, số lượng hoá đơn xin mua.

- Đối với hộ kinh doanh: đơn xin mua hoá đơn, trong đơn phải ghi rõ họ tên chủ hộ kinh doanh, số chứng minh thư nhân dân, địa chỉ kinh doanh, số lượng hoá đơn xin mua. Nếu chủ hộ kinh doanh uỷ quyền cho người khác phải có giấy uỷ quyền theo quy định của pháp luật. Giấy uỷ quyền phải ghi rõ họ tên, số chứng minh thư nhân dân của người được uỷ quyền.

- Sổ mua hoá đơn đã được cơ quan thuế cấp.

Người được tổ chức kinh doanh giới thiệu đến mua hoá đơn, chủ hộ kinh doanh hoặc người được chủ hộ kinh doanh uỷ quyền, đến mua hoá đơn phải xuất trình cho cơ quan thuế chứng minh thư nhân dân bản chính (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật).

b- Nếu hồ sơ đã phù hợp, cơ quan thuế có trách nhiệm bán hoá đơn cho cơ sở kinh doanh sử dụng; số lượng hoá đơn bán tối đa không quá số lượng hoá đơn đã sử dụng của tháng liền kề trước đó. Ví dụ Công ty A ngày 10/8 đến mua hoá đơn, số lượng xin mua là 15 quyển nhưng số lượng hoá đơn sử dụng tháng 7 là 12 quyển thì chỉ được mua tối đa 12 quyển.

- Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập, nếu chưa hết tháng đã sử dụng hết hoá đơn mua lần đầu (02 quyển), cơ quan thuế sẽ căn cứ vào thời gian sử dụng hoá đơn mua lần đầu để quyết định số lượng hoá đơn được mua lần tiếp theo, sau khi đã xác định được số lượng hoá đơn sử dụng tháng thì sẽ bán theo mức sử dụng của tháng trước liền kề.

- Đối với cơ sở kinh doanh vi phạm về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn và đã bị xử phạt; nếu chấp hành Quyết định xử phạt và nộp tiền phạt, tiền thuế truy thu (nếu có) ngay vào ngân sách Nhà nước thì giải quyết bán hoá đơn như mức bán lần đầu (tối đa 02 quyển).

Sau thời gian 3 tháng nếu cơ sở kinh doanh không tiếp tục vi phạm thì cơ quan thuế bán hoá đơn như các cơ sở kinh doanh chấp hành tốt chế độ quản lý và sử dụng hoá đơn."

II/- THỦ TỤC ĐĂNG KÝ HOÁ ĐƠN TỰ IN:

1- Thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn tự in.

1.1- Thủ tục đăng ký mẫu hoá đơn tự in.

Đối với Tổng công ty, tập đoàn, liên hiệp có nhiều Công ty, xí nghiệp, đơn vị, chi nhánh đóng ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc TW thì đăng ký sử dụng hoá đơn tự in với Tổng cục Thuế, đối với các tổ chức, cá nhân khác đăng ký tại các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc TW.

Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ đăng ký sử dụng hoá đơn tự in theo quy định sau:

a- Công văn đăng ký sử dụng hoá đơn tự in (đối với tổ chức sản xuất, kinh doanh) hoặc đơn đăng ký sử dụng hoá đơn tự in (đối với hộ sản xuất, kinh doanh) - theo mẫu đính kèm.
b- Mẫu hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự thiết kế.
c- Sơ đồ địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch do tổ chức, cá nhân tự vẽ có xác nhận và cam kết của người đứng đầu tổ chức, cá nhân.
d- Các bản sao không phải công chứng:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Chứng minh nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật) của người đứng đầu tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh.
đ- Giấy chứng nhận đăng ký thuế bản chính kèm theo bản Photocopy.

Sau khi đã kiểm tra theo các nội dung trên thấy phù hợp thì giải quyết như sau:

- Đối với tổ chức, cá nhân mới thành lập đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế và sổ mua hoá đơn, nếu đủ hồ sơ theo quy định thì cơ quan thuế thực làm thủ tục chấp thuận việc đăng ký mẫu hoá đơn tự in.

- Đối với tổ chức, cá nhân mới thành lập đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thuế nhưng chưa được cấp sổ mua hoá đơn thì trong vòng 05 ngày (ngày làm việc) cơ quan thuế phải có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ theo quy định về sự tồn tại thực tế của tổ chức, cá nhân đăng ký tự in hoá đơn để làm thủ tục chấp thuận việc đăng ký mẫu hoá đơn tự in.

Khi thay đổi mẫu hoá đơn, tổ chức, cá nhân phải đăng ký lại.

1.2- Đăng ký số lượng hoá đơn in để sử dụng

Trước khi in hoá đơn; tổ chức, cá nhân tự in hoá đơn phải đăng ký in với cơ quan thuế về ký hiệu, số lượng, số thứ tự hoá đơn và nơi in hoá đơn, báo cáo việc sử dụng hoá đơn in đợt cũ.

1.3- Đăng ký lưu hành hoá đơn tự in.

Trước khi sử dụng hoá đơn; tổ chức, cá nhân tự in hoá đơn phải đăng ký lưu hành mẫu hoá đơn với cơ quan thuế nơi kê khai nộp thuế, gồm: Ký hiệu, số lượng, số hoá đơn (từ số ... đến số ...). Cơ quan thuế căn cứ vào nhu cầu sử dụng hoá đơn và việc chấp hành quy định về quản lý, sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân mà quy định số lượng hoá đơn tự in được đăng ký lưu hành sử dụng theo từng kỳ từ 1 tháng đến 3 tháng.

Cơ quan thuế quản lý mở sổ theo dõi tổ chức, cá nhân đăng ký lưu hành mẫu hoá đơn tự in và cấp cho đơn vị 1 sổ ST-25/HĐ.

III/- XỬ PHẠT HÀNH CHÍNH VỀ HOÁ ĐƠN:

1. Xử phạt đối với những hành vi vi phạm về in hoá đơn

1.1. Đối với tổ chức, cá nhân đặt in hoá đơn:

a) Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi đặt in hoá đơn nhưng chưa được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản về mẫu hoá đơn;

b) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 9. 000.000 đồng đối với hành vi đặt in hoá đơn trùng ký hiệu, trùng số.

1.2. Đối với tổ chức nhận in hoá đơn:

a) Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi nhận in hoá đơn mà chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản về mẫu hoá đơn;

b) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 9.000.000 đồng đối với hành vi nhận in hoá đơn trùng ký hiệu, trùng số.

2. Đối với hành vi vi phạm về đăng ký và phát hành hoá đơn

2.1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn nhưng không thực hiện thông báo phát hành hoá đơn.

2.2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn tự in không đăng ký sử dụng hoá đơn với cơ quan Thuế.

3. Đối với hành vi vi phạm về sử dụng hoá đơn

3.1. Phạt tiền từ 100.000 đồng đến 300.000 đồng đối với hành vi lập hoá đơn không ghi rõ các chỉ tiêu: Chữ ký, hình thức thanh toán.

3.2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với hành vi không lập hoá đơn khi bán hàng hoá, dịch vụ, trừ các trường hợp bán hàng hoá, dịch vụ theo quy định không phải lập hoá đơn.

3.3. Căn cứ vào giá trị ghi trên liên 2 của hoá đơn, phạt tiền đối với các hành vi lập hoá đơn có chênh lệch giữa các liên của mỗi số hoá đơn như sau:

a) Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với mỗi số hoá đơn có giá trị chêng lệch dưới 1.000.000 đồng;

b) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với mỗi số hoá đơn có giá trị chênh lệch từ 1.000.000 đồng đến dưới 5.000.000 đồng;

c) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với mỗi số hoá đơn có giá trị chênh lệch từ 5.000.000 đồng đến dưới 10.000.000 đồng;

d) Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với mỗi số hoá đơn có giá trị chênh lệch từ 10.000.000 đồng trở lên.

3.4. Căn cứ vào giá trị ghi trên liên 2 của mỗi số hoá đơn, phạt tiền đối với hành vi sử dụng hoá đơn khống như sau:

a) Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với mỗi số hoá đơn có giá trị dưới 2.000.000 đồng;

b) Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với mỗi số hoá đơn có giá trị từ 2.000.000 đến dưới 5.000.000 đồng;

c) Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với mỗi số hoá đơn có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên.

3.5. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng cho mỗi số hoá đơn đối với hành vi sử dụng hoá đơn đã hết giá trị sử dụng.

3.6. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng cho mỗi số hoá đơn đối với hành vi tẩy xoá, sửa chữa nội dung các chỉ tiêu của hoá đơn đã sử dụng.

3.7. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng cho mỗi số hoá đơn đối với hành vi sử dụng hoá đơn giả.

3.8. Mức phạt tiền đối với các hành vi vi phạm quy định tại các khoản 3, 4, 5, 6 và 7 Điều này tối đa là 100.000.000 đồng.

4. Đối với hành vi vi phạm về quản lý hoá đơn

4.1. Phạt tiền từ 100.000 đồng đến 500.000 đồng đối với các tổ chức, cá nhân thực hiện báo cáo sử dụng, thanh toán, quyết toán sử dụng hoá đơn chậm; lưu trữ, bảo quản hoá đơn không đúng quy định.

4.2. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với các tổ chức, cá nhân không báo cáo sử dụng, thanh toán, quyết toán sử dụng hoá đơn.

4.3. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với hành vi nhận, mua hoá đơn không đúng quy định cho mỗi số hoá đơn sử dụng. Mức phạt tối đa là 50.000.000 đồng.

5. Đối với hành vi làm mất, cho, bán hoá đơn

5.1. Phạt tiền 500.000 đồng đối với hành vi làm mất liên 2 của mỗi số hoá đơn chưa sử dụng.

5.2. Phạt tiền 200.000 đồng đối với hành vi làm mất các liên khác và liên 2 của mỗi số hoá đơn đã sử dụng.

5.3. Đối với hành vi cho, bán hoá đơn:

a) Trường hợp cho, bán hoá đơn phát hiện đã sử dụng thì tổ chức, cá nhân cho, bán hoá đơn bị xử phạt theo mức quy định tại khoản 4, khoản 8 Điều 14 Nghị định này.

b) Trường hợp cho, bán hoá đơn chưa sử dụng thì tổ chức, cá nhân cho, bán hoá đơn bị xử phạt theo mức quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này.

5.4. Mức phạt đối với các hành vi quy định tại khoản 1, khoản 2, điểm b khoản 3 Điều này tối đa là 50.000.000 đồng.

6. Các biện pháp khắc phục hậu quả về thuế

Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm quy định tại điểm 3, 4, 5 nêu trên này dẫn đến trốn thuế thì:

6.1. Bị truy thu đủ số thuế trốn.

6.2. Bị xử phạt về thuế theo quy định tại các Luật thuế. Trường hợp vi phạm nghiêm trọng mà theo quy định của pháp luật phải truy cứu trách nhiệm hình sự thì bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

7. Các biện pháp khắc phục khác

7.1. Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm quy định tại các khoản 3.3, 3.4, 3.5, 3.6 và 3.7 điểm 3; khoản 4.3 điểm 4 nêu trên thì các hoá đơn đó không được kê khai để tính khấu trừ hoặc hoàn thuế thuế giá trị gia tăng, không được tính vào chi phí khi tính thuế. Trường hợp đã thanh toán thì phải hoàn trả toàn bộ số tiền đã thanh toán, đã khấu trừ, đã hoàn, đã tính vào chi phí để tính thuế; đối với các đơn vị thụ hưởng kinh phí từ ngân sách nhà nước thì không được quyết toán chi ngân sách; đối với các chủ đầu tư thì không được quyết toán giá trị công trình xây dựng cơ bản hoàn thành.

7.2. Tổ chức, cá nhân bị tạm đình chỉ sử dụng hoá đơn khi:

a) Có hành vi mua, bán hoá đơn không đúng quy định tại Nghị định này;

b) Không thực hiện các quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hoá đơn và thuế quy định tại Nghị định này.

c) Thời gian tạm đình chỉ sử dụng hoá đơn tối đa không quá 3 tháng kể từ ngày vi phạm tại khoản a điểm này bị phát hiện và từ ngày tổ chức, cá nhân không thực hiện đúng quyết định xử phạt tại điểm b khoản này. Nếu vi phạm được khắc phục trong thời gian sớm hơn 3 tháng thì việc tạm đình chỉ sử dụng hoá đơn sẽ hết hiệu lực ngay sau ngày các vi phạm đã được khắc phục xong.

Trường hợp, quá thời hạn 3 tháng mà các vi phạm tại khoản a, b điểm này chưa được khắc phục thì áp dụng biện pháp quy định tại khoản 7.3 dưới đây.

7.3. Trong trường hợp cần thiết, cơ quan Thuế có quyền kiến nghị với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

7.4. Cơ quan Thuế có quyền thu hồi hoá đơn hết hạn sử dụng; hoá đơn đổi mẫu; hoá đơn đã thông báo mất mà tìm lại được; hoá đơn in trùng ký hiệu, trùng số; hoá đơn rách nát; hoá đơn sử dụng không đúng quy định và số tiền thu được do bán hoá đơn trái quy định tại Nghị định này.

Mọi thông tin xin liên hệ:

Công ty Luật An Phú nhận tư vấn tại nhà, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; Thù lao của Luật sư dựa vào sự đánh giá của khách hàng và hiệu quả công việc

Trụ sở chính: Số 04 ngõ 2, ngách 279 đường Nguyễn Văn Cừ, phường Bồ Đề, quận Long Biên, thành phố Hà Nội. Điện thoại: 04.62570713; Fax: 04.62570715

Email: luatanphu@gmail.com
Website: www.anphulaw.com

Số cần gọi gấp:

0904 226 799- 0989.851169

Trang trước Lên đầu trang